- Hem
- Planera ditt evenemang
- Checklista för att arrangera evenemang
Checklista för att arrangera evenemang
Vår checklista ska ses som en bas och alla delar är möjligtvis inte relevanta för alla evenemang. Den hjälper dig att få en överblick över vad som kan behöva hanteras – från planering och tillstånd till säkerhet och genomförande. Använd den som stöd och anpassa den efter behoven i just ditt evenemang.
A) Idé & plan
- Syfte med evenemanget är tydligt
- Målgrupp definierad
- Eventtyp (festival, match, lopp, marknad med mera)
- Grov budget påbörjad
- Preliminärt datum (och reservdatum vid behov)
- Team/ansvariga roller utsedda
B) Platser
- Plats vald (alternativ 1 + 2)
- Kapacitet uppskattad (antal besökare)
- Tillgänglighet kollad (kollektivtrafik, parkering, rullstol)
- Buller/boenden i närheten bedömda
- El/vatten/toaletter finns eller planeras
- Plan för väder (regn/vind/kyla/värme)
C) Tillstånd
- Bedömt om polistillstånd behövs
- Bedömt om markupplåtelse behövs
- Bedömt behov av serveringstillstånd (alkohol)
- Bedömt behov av livsmedelsanmälan (matförsäljning)
- Bedömt behov av STIM (musik)
- Bedömt behov av trafikavstängning
- Bedömt behov av tillstånd för tält/scen/byggnation
- Ansökningar inskickade i tid
- Beslut/tillstånd dokumenterade och sparade
D) Säkerhet & trygghet
- Riskanalys genomförd
- Säkerhetsansvarig utsedd
- Bemanningsplan (funktionärer, vakter, sjukvård)
- Plan för publikflöden, entré och utrymning
- Första hjälpen-lösning klar
- Krisplan (vad gör vi om…?)
- Rutiner för incidentrapportering
- Trygghetsåtgärder (till exempel synliga vuxna, trygghetsvärdar)
E) Infrastruktur och logistik
- Scen/tält/avspärrningar bokade
- Ljud/ljus/teknik bokad
- Elplan klar
- Toaletter beställda (inklusive tillgängliga)
- Avfall & städplan klar
- Transporter och leveranser planerade
- Område ritat i enkel karta (layoutplan)
- Information och skyltning på plats: tydlig, stor text, lätt att förstå
G) Hållbarhet
- Har vi satt ett tydligt hållbarhetsmål för evenemanget?
- Har vi utsett en hållbarhetsansvarig?
- Har hållbarhet tagits med i budgeten?
H) Kommunikation & marknadsföring
- Kommunikationsplan (vad, när, var)
- Marknadsplan framtagen
- Grafiskt material framtaget
- Info publicerad på rätt kanaler
- Presskontakt och pressinformation (om relevant)
- Publikinformation: tid, plats, resa, regler, tillgänglighet
- Kriskommunikation: vem säger vad om något händer
I) Ekonomi & avtal
- Budget uppdaterad och klar (kostnader/intäkter)
- Sponsorer/partners klara (om relevant)
- Försäkring klar
- Avtal med leverantörer klara
- Plan för betalning/biljetter (om relevant)
J) Genomförande (veckan innan + dagen)
- Körschema klart (minut för minut)
- Samling för funktionärer planerad
- Kontaktlista med telefonnummer klar
- Området riggas enligt plan
- Säkerhetsgenomgång genomförd
- Skyltning på plats
- Test av teknik (ljud, el, belysning)
- Rutiner för städ och återställning
K) Efterarbete
- Området återställt
- Utvärdering
