Nyligen arrangerade Göteborg & Co tillsammans med Göteborgs universitet och Chalmers en utbildning för nyckelpersoner inom universiteten och föreningar som vill ta en aktiv roll i att ta internationella kongresser till Göteborg under de kommande åren. Syftet var att ge en samlad bild av vilket stöd staden erbjuder och att dela erfarenheter från redan etablerade mötesambassadörer och kongresser.

– Göteborgs framgång som mötesstad bygger på engagerade personer inom forskning, akademi och näringsliv. Med utbildningen vill vi visa vilket stöd Göteborg erbjuder, så att fler känner sig trygga i att ta initiativet att stå värd för möten på hemmaplan, säger Annika Hallman, chef Möten på Göteborg & Co.

En eftermiddag fylld av kunskap och erfarenheter

Att arrangera en internationell kongress är ett flerårigt arbete som kräver både engagemang och struktur. I Göteborg byggs detta arbete på nära samverkan mellan staden, näringsliv och akademi. Internationella möten stärker kunskapsspridningen och driver utvecklingen av både innovation och företagande i staden.
Under utbildningen fick deltagarna en övergripande bild av hela kedjan, från de första idéerna och ansökningsarbetet, där Göteborg & Co erbjuder kostnadsfritt stöd, till hur professionella kongressarrangörer tar vid när ett möte är vunnet och leder planering och genomförande.

Max Petzold, vicerektor för digitalisering och nyttiggörande vid Göteborgs universitet, inledde programmet genom att sätta utbildningen i ett bredare sammanhang. Han delade också med sig av erfarenheter från EAIE, den stora kongressen för högre utbildning som hölls i Göteborg i september och som attraherade över 7 000 deltagare från 106 länder. Max lyfte hur ett sådant möte kan stärka universitetets internationella synlighet och ge både studenter och medarbetare värdefulla kontakter och perspektiv.

Annika Hallman, chef för Möten på Göteborg & Co, gav en överblick över stadens arbete med att värva internationella kongresser och vilket värde dessa möten skapar för både organisationer och Göteborg som helhet. Hon beskrev hur Göteborg & Co stöttar forskare och föreningar i ansökningsprocessen, från första analysen av förutsättningar till att säkerställa rätt kapacitet i staden och att ta fram konkreta anbud med offerter och stöd.

När tydliga roller och kultur skapar värde

Gunilla Åhrén och Fia Lamberg från Ryggmärgsskadecentrum Göteborg delade insikter från arbetet bakom ISCoS/NoSCoS 2025 – två sammankopplade möten inom ryggmärgsskadeforskning som genomfördes i Göteborg i år. De betonade betydelsen av tydliga roller och lyfte hur ett genomtänkt kulturellt program, som det går att söka stöd för via Göteborgs Stad, kan bidra till att skapa en välkomnande och engagerande atmosfär som invigningsakt till kongressen.

– Ingen minns en mingeltallrik, men alla minns ett kulturinslag, konstaterade Fia, och berättade vidare hur sådana inslag kan sätta tonen för ett varmt och inkluderande klimat genom hela kongressen.

Panel med kongressarrangörer gav praktiska perspektiv

En mycket uppskattad del var paneldiskussionen med erfarna kongressarrangörer. Fokus låg på själva genomförandet av en kongress och på vilka frågor som är viktiga ur arrangörens perspektiv.
Panelen bestod av Maja Törngren (Meetx), Åsa Eklund (MKON) och Anki Frencken (All about meetings), som delade konkreta exempel på hur man bygger ett engagerat värdskap och vilka fallgropar som kan undvikas.

Kommunikation, samarbete och vad som lockar deltagare

Mihai Oltean, adjungerad professor och överläkare i kirurgi, delade med sig av sina erfarenheter från CIIRTA 2025, en internationell kongress inom tarmrehabilitering och transplantation. Han lyfte särskilt betydelsen av nära samarbete och tydlig kommunikation genom hela processen och betonade att det nästan aldrig går att kommunicera för mycket när många aktörer är involverade.

Mihai lyfte också hur viktigt det är att förstå hur potentiella deltagare uppfattar en destination. Han beskrev hur han insåg att det krävs ett starkt program med relevant innehåll, timing och god planering för att väcka intresse och få deltagare att prioritera en kongress i Göteborg.

Avslutande visning på Svenska Mässan Gothia Towers

Som avslutning presenterade Malin Erlandsson, Director of Sales, Corporate, Congress and Events från Svenska Mässan och Gothia Towers sina möjligheter för större internationella möten. Deltagarna fick en rundvisning av lokaler och en inblick i hur anläggningen arbetar med värdskap, logistik och hållbarhet i praktiken. Kvällen avrundades med mingel på Upper House, för att ytterligare knyta kontakt.

Vill du veta mer om hur Göteborg kan stötta dig i arbetet med att ta en kongress till staden?
Kontakta oss eller läs mer om alla fördelar och vilket stöd du kan få.